會展前期物料準(zhǔn)備繁瑣，用清單管理能避免遺漏，確保物料齊全。首先列好物料清單，按類別分，包括宣傳物料（宣傳冊、海報、名片、產(chǎn)品手冊）、展示物料（展品、展架、燈光、音響）、辦公物料（筆記本、筆、打印機、紙張）、禮品物料（小禮品、包裝袋、邀請函）、應(yīng)急物料（急救包、備用電池、膠帶、剪刀），每個類別標(biāo)注數(shù)量、規(guī)格、用途。會展前期物料準(zhǔn)備繁瑣，用清單管理能避免遺漏，確保物料齊全。首先列好物料清單，按類別分，包括宣傳物料（宣傳冊、海報、名片、產(chǎn)品手冊）、展示物料（展品、展架、燈光、
提前采購和制作物料，宣傳物料要提前 1-2 周制作，比如宣傳冊要確定內(nèi)容、設(shè)計排版、印刷，確保在會展前到位；展品要提前檢查，有損壞的及時維修或更換；禮品要選實用、有品牌特色的，比如印上品牌 LOGO 的筆記本、水杯，讓客戶記住品牌。
物料打包和運輸，將物料分類打包，每個包裹標(biāo)注物料名稱、數(shù)量，比如 “宣傳冊 100 本”“展架 2 個”，方便會展現(xiàn)場清點；易碎物料比如海報、展架，用泡沫、紙箱包裝好，防止運輸損壞；提前 1-2 天把物料運到會展中心，和會展中心對接好存放位置，避免會展當(dāng)天匆忙搬運。另外，準(zhǔn)備備用物料，比如宣傳冊多準(zhǔn)備 20%，防止不夠用；展架、膠帶等常用物料多帶幾份，應(yīng)對突發(fā)情況。